Table des matières: 0.Insérrer une date fixe-1.Concaténer plusieurs cellules-2.Agrandir ou réduir la sélection-3.Masquer les zéros-4.Masquer des données avant l'impression-5.Changer la couleur du cadrillage des cellules-6.Changer l'orientation du texte-7.Ouvrir un document au démarrage-8.Afficher les paramètres d'une fonction-9.Sélectionner toutes les cellules d'un certains type-10.Créer un graphique transparent-11.Cacher une feuille de calcul-12.Modifier l'échelle du graphique-13.Délimiter la zone à imprimer-14.Affichez le quadrillage Excell-15.Mettre en place la feuille de calcul

AVEC L'UTILITAIRE EXCEL COMMENT FAIRE POUR...

 

 

Compter le nombre d'occurrence d'un élément

 Dans une feuille de calcul, vous souhaitez compter le nombre d'occurrence d'un certain élément. Par exemple le nombre de matinées travaillées par vos salariés, qui est représenté par la valeur Matin.

1. Ouvrez votre feuille de calcul puis placez vous dans la cellule où vous souhaitez afficher le nombre total d'élément à compter.

   
   

   

2. Saisissez alors la commande =NB.SI(C5:C16;"Matin") en remplaçant C6:C16 par l'intervalle de cellules à prendre en compte et Matin par l'élément que vous cherchez.

   
   

   

3. Appuyez alors sur la touche Entrée pour afficher le résultat.

   
   

Imprimer les formules d'un tableau

Lorsque vous imprimez une feuille de calculs avec Excel, seuls les résultats des formules que vous avez utilisé sont affichés. Pour comprendre comment les calculs ont été élaborés, vous pouvez imprimer les formules.

1. Ouvrez votre feuille de calculs avec Excel.

   
   

   

2. Cliquez sur le menu Outils puis sur Options.

   
   

3. Ouvrez l'onglet Affichage puis cochez la case Formules dans la rubrique Fenêtres. Cliquez sur Ok.

   
   

   

4. Les formules sont désormais visibles dans les cellules. Imprimez alors votre document.

   
   

   

5. Pour retrouver les résultats dans les cellules, recommencez l'opération en décochant cette fois la case Formules.

Masquer une feuille de calcul

Si votre classeur comporte de nombreuses feuilles, il peut être difficile de s'y retrouver dans leurs onglets en bas de page. Si certaines feuilles vous servent rarement car elles contiennent uniquement des calculs, mieux vaut alors les masquer.

1. Ouvrez votre classeur dans Excel.

   
   Cliquez en bas de l'écran sur l'onglet de la feuille que vous souhaitez masquer.

2. 
   

   

3. Cliquez ensuite sur le menu Format, sur Feuille puis sur Masquer. L'onglet portant le nom de la feuille disparaît alors.

   
   

   

4. Rassurez-vous, la feuille n'a pas été supprimée. Pour l'afficher de nouveau, cliquez sur le menu Format, sur FeuilleAfficher.

   puis sur

   
   Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisissez la feuille que vous souhaitez afficher parmi toutes celles qui sont masquées. Cliquez enfin sur Ok.

5. 
   

Définir une zone d'impression

 Dans Excel, vous n'êtes pas obligé d'imprimer la totalité d'une feuille de calcul. Vous pouvez en effet définir une zone d'impression contenant un unique tableau par exemple pour l'imprimer.

1. Dans Excel, sélectionnez les cellules que vous souhaitez imprimer puis déroulez le menu Fichier. Cliquez sur Zone d'impression puis sur Définir. La zone imprimable est alors représentée par des pointillés.

   
   

   

2. Cliquez sur le menu Fichier puis sur Imprimer.

   
   

3. Choisissez votre imprimante, définissez ses paramètres qui cliquez sur le bouton Ok pour démarrer l'impression. Seul le contenu de la zone d'impression sera imprimé.

Sélectionner les cellules qui contiennent du texte

Pour différentier les textes des nombres dans vos feuilles de calcul, vous pouvez leur appliquer un formatage particulier. Or pour cela, vous devez auparavant, sélectionner toutes les cellules qui contiennent du texte, ce qui est rapide grâce à cette astuce.

1. Dans Excel, appuyez sur la touche F5 pour ouvrir la fenêtre Atteindre.

   
   

2. Cliquez sur le bouton Cellules.

   
   

3. Sélectionnez l'option Constantes puis laissez seulement la case Texte cochée. Cliquez sur Ok.

   
   

   

4. Toutes les cellules contenant du texte sont alors sélectionnées.

Forcer le renvoi à la ligne

Pour améliorer la lisibilité de vos cellules, vous pouvez couper manuellement une phrase cellule sur plusieurs lignes en forçant le renvoi à la ligne.

1. Cliquez sur la cellule contenant le texte que vous souhaitez couper.

   
   Appuyez sur la touche F2 pour l'éditer.

2. 
   

   

3. Placez le curseur à l'endroit où vous souhaitez effectuer le renvoi à la ligne puis utilisez le raccourci clavier Alt + Entrée.

   
   Appuyez enfin sur Entrée pour valider.

4. 
   

Connaître le rang d'un élément

Avec Excel, vous tenez par exemple la liste des notes de vos élèves. Vous souhaitez connaître le classement de chacun d'eux suivant leurs notes. Vous pouvez facilement le faire grâce à la fonction RANG.

1. Ouvrez dans Excel votre liste d'éléments dont vous souhaitez afficher les rangs.

   
   

2. Ajoutez une colonne intitulée Rang.

   
   

   

   
   

3. Placez vous dans la première cellule de cette colonne qui correspond au premier élément à classer puis saisissez la fonction suivante :

   
   =RANG(B2;$B$2:$B$9)

   
   où B2 correspond aux coordonnées du premier élément à prendre en compte pour le classement, ici la note, et B9

   les coordonnées du dernier élément.

   
   

   

4. Appuyez alors sur la touche Entrée.

   
   

5. Copiez alors la cellule C2 dans les cellules suivantes de la colonne. Vous pouvez aussi simplement étirer la cellule C2 jusqu'à la cellule C9 pour copier la formule.

   
   

6. Le classement de chaque élève en fonction de leur note est alors affiché.

   
   

   

7. Si vous souhaitez un ordre inverse pour le classement, utilisez la fonction : =RANG(B2;$B$2:$B$10;1)

Activer la saisie semi-automatique

Si vous devez ajouter plusieurs fois les mêmes valeurs dans un tableau, vous pouvez gagner du temps en laissant Excel compléter automatiquement votre saisie. Pour cela, vous devez activer la saisie semi-automatique.

1. Dans Excel, cliquez sur le menu Outils puis sur Options.

   
   

2. Ouvrez l'onglet Modification.

   
   

3. Cochez alors la case Saisie semi-automatique des valeurs de cellule.

   
   

   

4. Cliquez ensuite sur Ok.

Désormais, lorsque vous commencerez à saisir un mot que vous avez déjà saisi auparavant dans la colonne, Excel vous proposera automatiquement de le terminer. Tapez Entrée pour accepter ou Echap pour saisir un autre nom.

Notez que si plusieurs cellules contiennent des contenus similaires, la saisie semi-automatique ne peut s'activer qu'après la frappe de plusieurs caractères, afin de départager les différentes solutions possibles.

Changer la couleur de fond d'une cellule

Pour mettre en avant un résultat ou bien différentes informations, vous pouvez colorer le fond des cellules. Attention toutefois à ne pas en abuser afin de veiller à la lisibilité de votre document.

1. Dans Excel, sélectionnez la cellule dont vous souhaitez définir une couleur de fond.

   
   Cliquez sur le menu Format puis sur Cellule.

2. 
   

   

3. Ouvrez l'onglet Motifs.

   
   Sélectionnez alors la couleur à appliquer au fond de la cellule.

4. 
   

   

5. Si la couleur est trop foncée, le texte de la cellule, qui est affiché par défaut en noir ne ressortira pas assez. Vous devez alors modifier sa couleur. Ouvrez pour cela l'onglet Police.

   
   Déroulez la liste Couleur et choisissez la couleur du texte, de préférence une teinte claire.

6. 
   

   

7. Cliquez enfin sur Ok.

   
   

0.Insérrer une date fixe:

Les fonctions maintenant() et aujourdhui() vous permettent d'insérer la date et l'heure courantes dans une cellule. Or à chaque fois que vous ouvrez votre feuille de calculs, ces informations sont mises à jour. Si vous souhaitez insérer la date et l'heure actuelles, mais qu'elles ne bougent plus, pour signaler la date de dernière mise à jour par exemple, vous n'êtes pas obligé de saisir manuellement ces informations.

1. Dans Excel, cliquez sur la cellule dans laquelle vous souhaitez insérer la date ou l'heure courante.

   
   Appuyez simultanément sur les touches Ctrl et ; pour insérer la date du jour.

2. 
   

   

3. Appuyez simultanément sur les touches Ctrl et : pour insérer l'heure courante. Ces informations sont fixes et ne bougeront pas.

   
   

1.Concaténer plusieurs cellules:

Dans Excel, vous souhaitez fusionner entres elles des chaînes de caractères qui se trouvent dans des cellules distinctes pour n'en former qu'une seule. C'est ce qu'on appelle la concaténation. Avec Excel, vous pouvez concaténer le contenu de plusieurs cellule grâce à l'opérateur &.

1. Dans Excel, cliquez sur la cellule dans laquelle vous souhaitez insérer le résultat de la concaténation de vos cellules.

   
   

   

2. Tapez le signe = puis cliquez sur la première cellule de la chaîne que vous souhaitez afficher.

   
   

   

3. Saisissez ensuite l'opérateur &

   
   

   

4. Si vous souhaitez insérer un espace avant la prochaine chaîne que vous allez insérer, rajoutez à la commande " " &

   
   

   

5. Cliquez ensuite sur la seconde cellule. Son nom est ajouté à la suite.

   
   

   

6. Pressez enfin la touche Entrée. Les deux chaînes sont affichées à la suite.

   
   

   

7. Recommencez alors l'opération pour si vous souhaitez concaténer d'autres chaînes.

2.Agrandir ou réduir la sélection:

Vous travaillez sur un tableau dans Excel et souhaitez zoomer dessus ou au contraire, s'il est trop grand, l'afficher en totalité de l'écran. Pour cela, vous pouvez utiliser le zoom classique qui se commande avec la molette de la souris tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée. Il existe un autre moyen plus précis de procéder.

1. Dans Excel, sélectionnez votre tableau.

   
   

   

2. Déroulez la liste Zoom puis choisissez l'option Sélection.

   
   

   

3. Excel ajuste alors l'affichage à l'écran à la taille de votre tableau.

   
   

   

4. Pour revenir à un affichage normal, déroulez de nouveau la liste Zoom et choisissez l'option 100 %.

3.Masquer les zéros:

Par défaut, Excel affiche toutes les informations que vous saisissez, même les zéros. Dans une feuille de calculs qui en contient beaucoup, il peut être difficile de voir les informations importantes. Vous pouvez choisir de masquer tous les zéros de la page, même s'il s'agit de résultats de fonctions.

1. Cliquez sur le menu Outils puis sur Options.

   
   

2. Ouvrez l'onglet Affichage.

   
   

3. Dans la zone Fenêtre, décochez la case Valeurs zéro.

   
   

   

4. Cliquez sur Ok.

   
   

5. Les zéros ne sont désormais plus affichés à l'écran, mais également à l'impression. Cochez de nouveau la case pour les faire réapparaître.

4.Masquer des données avant l'impression:

Lorsque vous imprimez un document dans Excel, vous ne souhaitez pas forcément faire apparaître toutes les données. Vous pouvez facilement masquer des lignes, des colonnes ainsi que des cellules pour ne pas qu'elles soient imprimées.

1. Pour masquer une colonne, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et choisissez la commande Masquer. Vous pouvez également sélectionner la colonne et utiliser le raccourci clavier Ctrl + 0.

   
   

   

2. Pour masquer une ligne, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et choisissez la commande Masquer. Vous pouvez également sélectionner la ligne et utiliser le raccourci clavier Ctrl + 9.

   
   Enfin, pour masquer une cellule, il vous suffit simplement de la sélectionner et de changer la couleur du texte pour du blanc.

3. 
   Pour afficher de nouveaux vos données, sélectionnez les colonnes ou lignes entourant celles que vous avez masquées et choisissez la commande Afficher. Pour les cellules où vous avez passé le texte en blanc, repassez le en noir.

4. 
   

5.Changer la couleur du cadrillage des cellules:

Dans Excel, le quadrillage des cellules est de couleur grise. Vous pouvez la personnaliser et utiliser la couleur de votre choix : une couleur plus foncée par exemple afin de mieux délimiter l'espace des cellules.

1. Dans Excel, cliquez sur le menu Outils puis sur Options.Ouvrez l'onglet Affichage.

2. 
   
3. Dans la zone Fenêtre, déroulez la liste Couleur du quadrillage et choisissez une nouvelle couleur dans la palette qui apparaît.
   
   
4. Cliquez enfin sur Ok. La modification est immédiatement effectuée.
   
   

6.Changer l'orientation du texte:

Dans vos feuilles de calcul Excel, vous souhaitez changer l'orientation d'une cellule contenant du texte. Vous pouvez l'orienter par exemple verticalement afin de compléter un titre sur le côté d'un tableau.

1. Dans Excel, ouvrez votre classeur.
2. Pour changer l'orientation du texte contenu dans une cellule, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris. Choisissez la commande Format de cellule.
3. Ouvrez l'onglet Alignement.
4. Dans la zone Orientation, choisissez l'orientation de votre texte.
   
   
5. validez par Ok.

7.Ouvrir un document au démarrage:

Lorsque vous exécutez Excel un classeur vierge est ouvert. Vous pouvez choisir d'afficher automatiquement le document de votre choix au démarrage d'Excel, sans avoir à passer par un raccourci spécifique.

1. Dans Excel, ouvrez le document que vous souhaitez afficher automatiquement au démarrage d'Excel.
2. Cliquez sur le menu Fichier puis sur Enregistrer sous.
   
   
3. Enregistrez alors votre document dans le dossier xlstart qui se trouve dans le dossier d'installation d'Office, C:\Program Files\Microsoft Office\OFFICE11\XLSTART par exemple.
   
   
4. Validez par Ok. Désormais, ce document sera ouvert au démarrage d'Excel.

8.Afficher les paramètres d'une fonction:

Lorsque vous utilisez une fonction dans Excel, vous ne savez plus forcément quels paramètres lui sont associés. Pour vous aider rapidement, vous pouvez afficher les paramètres des fonctions.

1. Dans une cellule, tapez = puis le nom de votre fonction, somme par exemple.
   
   
2. Pressez alors simultanément les touches Ctrl, Maj et A. Les paramètres de la fonction sont alors affichés.
   
   

3. Remplacez alors les paramètres par vos valeurs ou les noms des cellules qui les contiennent, puis pressez la touche Entrée.

   
   

9.Sélectionner toutes les cellules d'un certains type:

Dans Excel, vous souhaitez sélectionner toutes les cellules de votre document qui contiennent du texte, pour changer leur taille par exemple. Cela est possible rapidement grâce à la commande Atteindre.

1. Dans votre feuille de calculs, cliquez sur le menu Edition puis sur Atteindre.
   
   
2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur le bouton Cellules.
   
   
3. Choisissez le type de cellules à sélectionner, les cellules contenant du texte constant par exemple puis cliquez sur le bouton Ok.
   
   
4. Toutes les cellules correspondant à votre requête sont alors sélectionnées.

10.Créer un graphique transparent:

Lorsque vous créez un graphique dans Excel, l'option vous permettant de définir la transparence des séries est désactivée, vous obligeant à choisir une couleur pleine. Il est toutefois possible de rendre les barres et colonnes de vos graphiques transparentes en copiant une image transparente.

1. Créez normalement votre graphique. Celui-ci doit être de type histogramme ou barres.
   
   
2. Affichez la barre d'outils Dessin en cliquant sur le menu Affichage, sur Barres d'outils puis sur Dessin.
   
   
3. Dessinez un rectangle sur votre feuille de calculs à l'aide de la forme automatique Rectangle de la barre d'outils Dessin.
   
   
4. Doublez cliquez ensuite dans ce rectangle. Une fenêtre Format de la forme automatique apparaît.
5. Ouvrez l'onglet Couleurs et traits.
6. Dans la zone Remplissage, déroulez la liste Couleur et choisissez la couleur de votre graphique.
7. Utilisez la barre de défilement Transparence afin de régler la transparence.
   
   
8. Dans la zone Bordure, déroulez la liste Couleur et choisissez l'option Aucun trait.
9. Cliquez enfin sur le bouton Ok.
10. Cliquez sur le rectangle que vous venez de créer puis déroulez le menu Edition et cliquez sur la commande Copier.
    
    
11. Activez votre graphique en cliquant dessus puis cliquez sur la série en histogrammes ou en colonnes pour la sélectionner.
    
    
12. Déroulez le menu Edition et cliquez sur la commande Coller. Votre graphique devient transparent.
    
    
13. Si vous préférez ajouter une bordure à votre série, double cliquez dessus puis, dans l'onglet Motifs, définissez une bordure. Cliquez enfin sur Ok.

11.Cacher une feuille de calcul:

Dans Excel, vous utilisez une feuille de calculs distincte pour saisir toutes vos données, qui seront par la suite synthétisées par des graphiques ou des calculs sur une autre page. Si vous souhaitez que les informations de cette feuille restent confidentielles, vous pouvez la cacher des yeux de vos lecteurs.

1. Dans Excel, sélectionnez la feuille que vous souhaitez cacher en cliquant sur son onglet en bas de la page.
   
   
2. Déroulez le menu Format, Feuille puis cliquez sur Masquer.
   
   
3. Cliquez ensuite sur le menu Outils, sur Protection puis sur Protéger le classeur.
   
   
4. Saisissez un mot de passe puis cliquez sur Ok. Confirmez votre mot de passe et cliquez une nouvelle fois sur le bouton Ok.
   
   
   Votre feuille est cachée et ne peut pas être réaffichée sans votre mot de passe.
   
   
5. Pour l'afficher de nouveau, ôtez la protection du classeur en déroulant le menu Outils, Protection et en cliquant sur Oter la protection du classeur. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur le bouton Ok.
   
   
6. Déroulez ensuite le menu Format, Feuille et cliquez sur Afficher.
7. Sélectionnez dans la liste Afficher la feuille, la feuille que vous avez cachée et cliquez sur le bouton Ok. La feuille est de nouveau accessible par les onglets en bas de la page.
   
   

12.Modifier l'échelle du graphique:

Avec Excel, vous avez tracé un graphique avec différentes valeurs issues de votre classeur. Or le graphique créé ne commence pas à zéro et n'est centré que sur vos valeurs. Pour corriger cela, vous pouvez prendre en compte une plage plus large de valeur pour vos axes.

1. Dans Excel, créez un graphique.
   
   
2. Double cliquez sur l'axe dont vous souhaitez modifier l'échelle, l'axe des ordonnées par exemple.
   
   
3. Dans la fenêtre qui apparaît, ouvrez l'onglet Echelle.
   
   
4. Saisissez alors dans les champs Minimum et Maximum l'intervalle de valeurs affichées, entre 0 et 140 par exemple.
   
   
5. Cliquez enfin sur le bouton Ok
   
   

13.Délimiter la zone à imprimer:

Dans Excel, vous n'êtes pas obligé d'imprimer la totalité de votre feuille de calculs. Vous pouvez en effet limiter la zone d'impression à une partie d'un tableau par exemple.

1. Dans votre feuille de calculs Excel, sélectionnez la plage de cellules à imprimer avec votre souris.

   
   Déroulez le menu Fichier, Zone d'impression et cliquez sur Définir.

   

2. 
   Des traits pointillés entourent alors la zone qui sera imprimée.

   

3. 
   Vous pouvez alors lancer l'impression en déroulant le menu Fichier, Imprimer puis en cliquant sur le bouton Ok.

   

4.  Vous pouvez alors lancer l'impression en déroulant le menu Fichier, Imprimer puis en cliquant sur le bouton Ok.

14.Affichez le quadrillage Excell:

Lorsque vous imprimez une feuille de calculs dans Excel, le quadrillage qui apparaît à l'écran n'est pas reporté sur la page imprimée. Vous pouvez choisir de l'imprimer.

1. Dans Excel, cliquez sur le menu Fichier puis sur Mise en page.

   
   

   

2. Ouvrez l'onglet Feuille.

   
   

   

3. Dans la zone Impression, cochez la case Quadrillage.

   
   

   

4. Cliquez sur le bouton Ok. Vous pouvez alors lancer l'impression en déroulant le menu Fichier, Imprimer puis en cliquant sur le bouton Ok.

   
   

   

Mieux mettre en avant les erreurs:

Dans Excel, lorsqu'une cellule contient une erreur de formule, une division par 0 par exemple ou bien une référence incorrecte à une cellule, un message d'alerte vert est affiché dans celle-ci. Pour rendre ces erreurs plus visibles, vous pouvez demander à Excel de les signaler par un petit triangle rouge.

1. Dans Excel, cliquez sur le menu Outils puis sur Options.Ouvrez l'onglet Vérification des erreurs.

2. 
   Déroulez la liste Couleur de l'indicateur d'erreur et choisissez une couleur plus visible que le vert, le rouge par exemple.

   

3. 
   Validez enfin par Ok. Le triangle en haut à gauche des cellules contenant des erreurs sera alors rouge.

   
4. 
   

15.Mettre en place la feuille de calcul:

Si la zone d'impression de votre feuille de calculs ne tient pas sur une seule page, Excel la découpe automatiquement pour la répartir sur plusieurs pages. Vous pouvez personnaliser l'emplacement des sauts de page.

1. Commencez par afficher la répartition des différentes pages en déroulant le menu Affichage puis en cliquant sur la commande Aperçu des sauts de page.

   
   Vous pouvez alors agencer selon vos besoins la pagination en faisant glisser les lignes bleues à l'aide de la souris.

   

2. 
   Pour revenir à l'affichage standard, cliquez sur le menu Affichage puis sur Normal.

   

3. Pour revenir à l'affichage standard, cliquez sur le menu Affichage puis sur Normal.

.